Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej flowbyte.com.pl (dalej: „Serwis") oraz osób, które kontaktują się z Flowbyte sp. z o.o. w sprawach dotyczących świadczonych przez nią usług.

Dokument został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: „RODO") oraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Kontakt z Administratorem we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy:

• pisemnie – na adres siedziby wskazany powyżej,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected],
• telefonicznie: +48 780 772 001.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Funkcję punktu kontaktowego w sprawach związanych z ochroną danych pełni Prezes Zarządu.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od formy kontaktu i charakteru współpracy, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa reprezentowanej firmy, stanowisko.
• Dane przekazane w formularzu kontaktowym: treść zapytania, opis wyzwań biznesowych, obszary zainteresowania, wielkość firmy, preferowany termin kontaktu.
• Dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy: dane rejestrowe kontrahenta (firma, NIP, REGON, adres), dane osób kontaktowych po stronie Klienta, numer rachunku bankowego, dane do faktury.
• Dane wynikające z komunikacji: korespondencja e-mail, notatki z konsultacji, ustalenia projektowe.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o sesji, dane przeglądarki – zbierane automatycznie przez serwer i pliki cookies (zob. pkt 10).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania uniemożliwi odpowiedź na zapytanie, zawarcie umowy lub świadczenie usług.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

1. Obsługa zapytań przesłanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon – podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do niego zapytania).
2. Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku gdy stroną umowy jest osoba prawna, dane osób ją reprezentujących oraz osób kontaktowych przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości, ustawą o VAT i Ordynacją podatkową.
4. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie swoich praw).
5. Marketing własnych usług kierowany do dotychczasowych Klientów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
6. Prowadzenie statystyk i analiza ruchu w Serwisie – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w zakresie cookies wymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona poprzez ustawienia przeglądarki lub baner cookie).
7. Realizacja obowiązków wynikających z RODO (np. obsługa żądań osób, których dane dotyczą) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Okres przechowywania danych

• Dane przekazane w zapytaniu, które nie doprowadziło do zawarcia umowy – przez okres do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres jest uzasadniony prowadzonymi negocjacjami.
• Dane związane z zawartą umową – przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających (co do zasady 6 lat dla podmiotów gospodarczych, zgodnie z art. 118 k.c.).
• Dane na fakturach i w dokumentach księgowych – przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (m.in. marketing) – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
• Dane techniczne i logi serwera – nie dłużej niż 12 miesięcy.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

• dostawcy usług hostingowych i utrzymania infrastruktury IT,
• dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi do komunikacji,
• dostawcy systemów do zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz oprogramowania biurowego,
• biuro rachunkowe oraz dostawcy oprogramowania do fakturowania i księgowości,
• dostawcy bramki płatności online (w zakresie realizacji płatności za usługi),
• kancelarie prawne i podmioty doradcze,
• podwykonawcy oraz współpracownicy Administratora zaangażowani w realizację konkretnej umowy,
• organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Z każdym podmiotem przetwarzającym dane w imieniu Administratora zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych spełniająca wymogi art. 28 RODO.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator korzysta z narzędzi dostarczanych przez podmioty, których serwery mogą znajdować się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w Stanach Zjednoczonych). W takich przypadkach przekazywanie danych odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework), lub
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") – w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego o prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 21 RODO), w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Żądania związane z realizacją powyższych praw można kierować na dane kontaktowe wskazane w pkt 2. Administrator udzieli odpowiedzi nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby.

10. Pliki cookies i inne technologie śledzące

Serwis wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka") oraz podobne technologie. Pliki cookies są to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym Użytkownika.

Administrator wykorzystuje cookies w następujących celach:

• cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego działania Serwisu (m.in. sesyjne, bezpieczeństwa) – nie wymagają zgody;
• cookies funkcjonalne – zapamiętujące ustawienia i preferencje Użytkownika;
• cookies analityczne – służące do prowadzenia statystyk i analizowania ruchu w Serwisie (m.in. Google Analytics);
• cookies marketingowe – wykorzystywane do prezentowania treści dopasowanych do zainteresowań Użytkownika.

Cookies inne niż niezbędne są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody Użytkownika wyrażonej poprzez wybór odpowiednich opcji w banerze cookie lub w ustawieniach przeglądarki.

Użytkownik w każdej chwili może zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce. Ograniczenie lub wyłączenie cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do stwierdzonego ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji danych protokołem TLS, kontrolę dostępu opartą o zasadę najmniejszego uprzywilejowania, uwierzytelnianie wieloskładnikowe w systemach wewnętrznych, regularne kopie zapasowe, monitoring zdarzeń oraz aktualizację oprogramowania. Personel mający dostęp do danych zobowiązany jest do zachowania ich poufności.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Każda zmiana zostanie opublikowana w Serwisie wraz ze wskazaniem daty wejścia w życie. W przypadku istotnych zmian dotyczących przetwarzania danych osobowych osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane drogą e-mailową, o ile Administrator dysponuje ich adresem e-mail.